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3 errores que debes evitar al implementar un software de facturación electrónica

Trabajar con facturas electrónicas ofrece una serie de beneficios a una empresa, tales como el ahorro de tiempo y dinero, contar con respaldo digital de documentos y ofrecer mayor seguridad. Sin embargo, el proceso de adaptación debe realizarse adecuadamente.

Aunque un software de facturación electrónica simplificará considerablemente esta tarea, es necesario considerar diversos factores al realizarlo, ya que, de esta manera se puede evitar cometer equivocaciones que puedan perjudicar este procedimiento. No sólo los factores técnicos pueden convertirse en inconvenientes a la hora de emitir facturas electrónicas, sino que también existen otro tipo de variantes que pueden derivar en errores continuos:

1. Flujos de comunicación erróneos

Uno de los factores principales, que deben funcionar adecuadamente para que todo proyecto sea exitoso, es la comunicación. Si las diversas áreas involucradas no son informadas respecto a los requerimientos y beneficios de la facturación electrónica, no reciben capacitación al respecto, no se toman decisiones en conjunto o no existe transparencia respecto a su implementación, se generarán una serie de falencias asociadas al proceso.

2. Reactividad ante los procesos

La ausencia de proactividad también es un factor importante que lleva a cometer errores durante la instauración de un proyecto. Aunque el proceso de facturación electrónica es rápido, también es necesario llevar a cabo una serie de procedimientos, así como también un análisis interno para evaluar la situación de la compañía. Esta es la única manera viable de obtener buenos resultados.

Si los requisitos para cumplir con este cambio no se cumplen, se generará un retraso en la implementación del software de facturación electrónica que jugará en contra a la entidad. Por lo mismo, es de suma importancia trabajar eficientemente y dentro de los plazos establecidos.

3. Que toda la responsabilidad sea adjudicada al área de IT

Cuando al interior de una empresa se genera un cambio tecnológico importante, en general, se suele responsabilizar sólo al área de tecnología respecto a los resultados. Sin embargo, adjudicar la eficiencia o mal funcionamiento de un proceso solamente a un área, no es objetivo.

Considerando que las características de una compañía varían constantemente a nivel de tamaño, rubro, cantidad de trabajadores, entre otros, es labor de todas las áreas (financieras, contables, comerciales, entre otras) trabajar en conjunto para que la implantación de un sistema de factura electrónica funcione adecuadamente.

Un software de facturación electrónica, sin lugar a dudas, simplificará el proceso de adaptación a esta nueva forma de trabajar. Sin embargo, es responsabilidad de todos los colaboradores trabajar proactivamente y así evitar cometer errores durante la instauración de este sistema.

Ventajas de un ERP para facturación electrónica

Ha pasado tiempo desde que las empresas tienen la obligatoriedad de iniciar el proceso de facturación electrónica. Dicha ruta ha sido seguida con atención, igualmente, por pequeñas y medianas empresas que también se han querido subir al carro de la modernidad y, con ello, aprovechar los enormes beneficios que el sistema dispone.
Convengamos que la facturación tradicional supone un enorme gasto en papel y documentos físicos, lo que queda en el pasado con el uso de un ERP para su homólogo electrónico.
No obstante, a largo plazo también conlleva también grandes oportunidades de crecimiento, al existir un mejor uso de los recursos para costos operacionales, como así también la eliminación del costo de una bodega o espacio físico para almacenaje.
La transparencia, seguridad y claridad en el proceso, son otras de las ventajas que se pueden lograr en el transcurso del desarrollo y acopio de todo tipo de documentos tributarios.